对于那些首次计划开展知识管理系统，或以前曾开展过，但却失败的公司来说，他们首先必须记住的是知识管理并不是一个系统或产品，只是一个过程。知识管理系统是通过获取，分类，组织和分发相关的信息来支持知识管理流程的运作，它们本身并不管理知识或创建知识管理流程。只是反映并强化了现有流程的运作。

   知识管理——对谁有利

   那么，是什么驱动了知识管理系统的建设呢？现在，尽管很多公司都把自己标榜为扁平化组织，但团队领导和高级经理仍然以传统的层级结构来管理员工。在大多数情况下， 知识管理系统是由上层经理建设的，通常是一个涉及组织范围内的较高预算的一个时髦工程。它的目的是为了减少组织内重复的劳动，使现有的员工工作和流程运作更有效率，并通过管理知识，更有效地参与竞争。公司高级经理很容易看到这种将员工相关技能和专长用知识管理的方法组织并记载下来的益处，然而，这些员工也许并不愿意对这个知识管理系统的建设贡献很多，这正是知识管理系统失败的原因，许多知识工人对组织要求他们将知识记载下来的请求是很不愿意的，他们认为这是要求他们放弃那些使他们对公司有价值的东西，因此，他们将知识管理的过程当作是对他们地位和工作安全的一种威胁。这种担忧在一些情况下，是合理的。然而，大多数知识管理项目实施的目的都是为了更有效地使用现有的员工，而并不是为了用系统来取代人的工作，以减少成本。

   与贡献者合作

   因此，建立知识管理系统时，与那些对系统中知识贡献最大的人合作是十分重要的。十分有必要倾听他们的需求和问题，确保系统的运作并不对他们的日常工作有什么冲突。比如说，一个常使用的成功方法是加入建立系统的小组中，并主动承担那些本有临时员工做的文档管理和组织工作，这样，将有利于知识管理实施成员详细了解小组的内部流程和挑战。通过这种方式，就能很清楚地了解道小组是如何工作的，你也能更好地提出意见，增强你的建议在小组中的信誉。若小组人员看到这个系统的使用能节约他们时间，改善流程时，他们就更可能成为热情的参与者。

   人人都明白，知识就是力量。因此，每个人本能上都不愿意共享他们的知识。所以你必须向这些使用者强调说明，知识管理系统的使用将有助于提高他们在同伴中的地位，而不是说，他们贡献完知识，就没有价值了。比如，为什么在会议中做报告的人花时间写白皮书来共享他们的知识？他们每人都有其他的工作要完成。共享的信息有可能被潜在的竞争对手所获取来与报告人的服务相竞争。然而必须注意一点的是，阅读白皮书或观看陈述并不能使某个人成为讨论话题的专家。就象阅读乔丹的书并不能使你成为加入NBA。因此，虽说共享的信息包含了许多从经验中提取的宝贵技巧，但它并不是知识工人所有的专长总和。知识贡献者的信誉和知名度将因为他产生共享的知识而得到增强。那些发现知识有用的人也将进一步寻求贡献者提出新的建议和专长。

   与小组的领导合作

   同时，管理好知识管理所能带来的效果也是一个好的知识管理系统建设战略的重要部分。许多领导都认为知识管理系统本身会收集信息，为小组进行决策。但实际上，这个系统并不能代替人的思想。它们只是通过组织信息，更好更快地帮助人进行决策，本身并不能将信息放到特定地情景中进行决策。因此，与那些从包含在系统中的知识受益的小组领导紧密合作以确保他们象其他小组成员一样每天都使用系统，并为系统贡献知识是十分重要的。若知识工人看到他们的小组领导并不使用包含在系统中的知识的化，他们也不会花额外的精力去为系统添加信息。若这样的化，系统中的内容很快就会变得无用。

   安全

   若接受你信息的人范围小，信息也应该受限制。你就必须确保系统的安全，以使那些真正需要知识的人获得，这时，你必须确定随负责系统信息获取的权限，并通过建立用户管理系统将这个任务分配下去。通知所有的成员有关安全的程序以确保信息没有泄漏。若一个小组负责组织中所有的信息安全问题的化，必须保证系统的使用是得到他们的许可的。潜在的不安全因素将会阻碍他们向系统贡献知识。

   推广

   若信息只是普遍的分发，就必须和核心小组合作以确保更多的人意识到系统的存在。特别是保证相关的内部站点能与你的网站相联。目前一些小组通过发送传单来推广他们的站点。这就能提高站点的知名度，并可以通过演示扩大系统的使用。你还必须建立对系统贡献的激励，如每周的奖金。

   建立定制的知识管理方案

   建立一个适用所有组织的知识管理系统是不可能的，你必须调整系统以符合小组的使用。并确认知识管理过程中每个小组人员的角色，如每个成员该如何贡献知识？他们能收益什么？谁真正需要这个系统？只有在你决定之后，你才能创立一个系统，将过去繁琐的日常工作自动化，以满足他们的日常需求。

   使用自己建立的系统

   值得注意的是必须为自己的目的而使用系统。若你建立了一个好的网络数据收集系统，你就可以利用它来跟踪自己喜欢的话题。此外，合作论坛，项目管理数据库也可以用来组织你的知识管理系统的实施。在开发系统时，还应广泛使用专家定位器。

   从早期版本开始使用

   最早的知识管理系统应尽快地建立，以供最终用户使用。从开始就必须明确，系统的开发是一个不断反复的一个过程，确保每个文件，档案都有反馈机制，以让用户随时报告情况，提出更改意见。最好在系统中内置一个监控系统，以报道系统中的那些功能特征使用最频繁，那些没什么用。

   以上我们介绍的知识管理系统实施，最根本的要求是系统必须增强知识管理流程的运作

来源：中国知识管理网