简介

Penn State 是一个大型而分散的教育企业，在规模上与许多大型的私人法人实体不相上下。成功的法人企业采取了管理他们的法人身份、知识产权以及不断增长的内容资源（数字的和非数字的）存量等措施，他们很快就意识到这样做是有益的和明智的。由于这些资源是组织的核心财产，所以它们必须得到保护。它们主要分成三类，每一类在管理中都需要专门对待：网站内容、文档和数字化资产。获得对这些资源的控制，可以在使用和再使用资源的过程中，向组织提供更高水平的效率和效力。因此，很多解决方案的提供商正在提供一些组件，它们用于获取、管理和追踪这些有价值的智力资产使用。

典型地，多数组织正寻找一些产品如内容管理系统（CMS）、数字资产管理（DAM）或者网站内容管理（WCM）系统等来支持他们的业务。不幸的是，这些术语并没有完全捕获大规模教育机构的全部需求。相反，对于21世纪的企业来说，这仅仅是它们需要的IT环境的一部分。另外，当前市场部分的产品缺乏共同的特征，或者说，它们与其它市场部分的产品功能重叠，因而，它们很难比较。此外，CMS和WCM之间的差别是非常模糊的，每一方都有跨越它们各自市场部分的特征。因此，需要一种更有包容性的术语——它能描述一种方法，这种方法具备CMS、WCM和DAM的特征。出于本文的目的，企业内容管理（ECM）被定义为，不管其传统的创建、存储或表现形式，作为统一的框架来管理企业范围内的全部的形式各异的内容，并且支持互联网和个性化处理。

在文章的开始，需要澄清术语ECM、CMS和DAM不仅仅代表一种产品或一系列产品，也不是一组简单的技术，这是非常重要的。相反，这些术语还包括概念和策略，它描述了“下一代”大规模企业网络的实施以及它们是如何被管理的。这些概念和策略包括产品和技术，同时还包括一套程序

网络深入普及的特征使它成为内容传输和资源管理的首选媒介。以网络为基础的内容管理体系包括：

• 试图在内部或外部网络中展示的内容，以文档的形式被创建和存储的内容。
• 在包括录音和录像等数字媒体中获取的内容。
• 可执行的内容，如计算机程序。

  本文的目标是把ECM的概念和策略置于组织的观点上，以便理解Penn State是如何用最广泛的方式支持这些技术和程序的。文章试图寻求发展企业的目标，而不是集中于特定的技术或细节。同时也讨论了可能对Penn State产生重大投资回报的技术和程序。

  问题/需要

  Penn State和大多数其他高等教育组织一样，正努力保持高度分散的和人力维持的网络存在。大学的网站正为过时的原料、多余的信息、对设计和导航的拙劣控制、缺乏的授权控制、以及由网络管理员的实际能力和接受能力产生的瓶颈等问题所困扰。大学正努力进行转变——从以网站维护的高度手动程序为特征的上一千年的网络，转变为以持续依靠自动化程序而著名的下一千年的网络。

  此外，在过去的时间里，大学进行了重大投资来维持数字及其相似材料和内容的大量收集。新的技术，如数码相机、数码录影机、自动化测试装置等等，也以惊人的速度产生数字资源。这个内容可能有重大价值，但也存在一种机制，通过它内容可以发现、取回、使用和再使用。至今为止，并没有发展标准化的大学范围的资源再使用策略，也没有发展搜集资源叙述性情报的程序。

  目的

  处理数字管理和传输的连贯性结构——一个能平衡组织技术投资和重要财产的结构，需要策略和程序的发展，这些策略和程序能产生发现、综合和再使用大学资源的有效而显著的方法。ECM系统的主要目标是发展程序的综合力和自动化，这种程序支持互联网的传递。此外，CMS和DAM系统为完成这一目标已经扮演了重要的角色。

  利益

  企业内容管理系统为Penn State提供了系统的方法，使它在知识产权中获取投资，同时系统简化了将内容以多种格式发布的程序。以下是投资这些工具和服务所获得的一些利益：

• 通过允许不同来源的数据整合，使信息再使用
• 信息的有效再计划
• 在保持集中控制的同时，使信息维护分散化
• 内容设计同保证一致表现的设计相分离
• 减少保持内容所需的技术
• 具有再创造和恢复过去网站的方法
• 具有创造和服务PSU内容的新需求的能力