知识管理与办公自动化

随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严峻的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施任务目标能够"知其然"，更要求员工-特别是管理者-能够"知其所以然"。在这种背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。

在办公自动化系统的发展阶段中，无论是以文档数据为核心还是以运用知识为核心，知识始终贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、电子协作、直至构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。

办公领域中知识管理的内容

目前办公自动化系统的发展已经到了第三代，即基于知识管理的办公自动化。系统建立在企业Intranet平台之上，能够帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。

电子邮件

电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件可以方便地起草、发送、浏览电子邮件并分类归档，实现各类信息在企业各部门及个人之间快速的传递。电子邮件的应用已成为一种协同工作的机制。更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理人，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。电子邮件成为用户间交流知识，达到知识互通有无的良好工具。

论坛

一些办公自动化系统中都有电子论坛，即BBS。大家可以畅所欲言，对技术、生活、合理化建议等问题进行交流，和网上的人可以展开辩论，在与有不同思想的员工交谈过程中，就会产生碰撞的火花，达到双方（可能多方）都受益的目的。

网上发布信息

有的办公自动化系统提供了每个部门进行网上发布信息的模块，大家可以发布本部门的工作情况，也可发布对别人有用的信息、知识。

培养员工知识管理思想

当然最重要也是最难的，就是使员工树立知识管理思想，认识到企业知识在市场竞争中的决定性作用。只有充分认识到企业知识与企业命运乃至个人利益的密切关系，员工才会自觉地维护企业知识，促进知识管理的顺利进行。当然，要成功地进行知识管理，一个资源丰富的知识库是不可缺少的。办公自动化系统就可以提供这样的数据库，提供这样的环境来促进知识管理。

如何在办公领域中实施知识管理

引进一套办公自动化系统很简单，你可以通过在内联网加上一套软件就可以，但是要想达到知识管理的话，就必须让所有的员工都认识到它的必要性和重要性，真正让所有的员工争先恐后的访问系统，愿意把自己的知识奉献出来共享。

首先，建立企业的内联网和系统平台，能够完善地实现交流与协作。一方面要求硬件平台的构筑要合理，另一方面要求应用系统在设计、规划、实施上将交流与协作作为应用的基础进行考虑，能够全面、完善的实现知识管理。内联网建立以后，知识就可以在互相交流中发展。联系越广越有效，信息就能得到越来越多和越好的共享。

其次，就应建立企业内部知识库。知识库建立在企业的内联网上，可以包括公司的人力资源状况、员工需要的技能和评价方法、各部门的内部资料、公司的发展历史、客户的所有信息、竞争对手的材料、合作伙伴的材料、公司内部研究资料等，只要您认为可以包括的都可以规划在知识库中。当然知识库必须有基本的安全措施和网络访问权限控制。

再次，还应当建立知识总监制度，组织知识的创造、发明和传播的最大化。知识是具有竞争优势的可持续的来源，对企业的发展起到至关重要的作用。知识总监的主要任务是将企业的知识变成企业的效益。具体地说就是：建立和造就一个能够促进学习、积累知识和信息共享的环境，使每个人都认识到知识共享的好处，并为企业的知识库做贡献；监督保证知识库内容的质量和深度；保证知识库与企业的发展一致；保证知识库设施的正常运行；加强知识集成，产生新的知识，促进知识共享的进程。

最后，为了调动员工对知识管理的积极性，就应创造一种企业文化，促使员工为自己的绩效负责，并且能够发展新知识和新技能。配合这种制度，企业必须改变绩效评估体系的标准，建立知识管理奖励机制。让员工在知识管理的过程中由操作型员工向知识型员工转变，提供给他们学习的环境和激励，创造更大的价值。

利用办公自动化系统进行知识管理也要遵循统一规划、分步实施、先易后难、实效发展的原则。知识管理是一个长远规划的建设项目，不能只考虑现有用户的办公需求和系统框架，还必须考虑企业的长远规划。在实施过程中，首先要建立起邮件系统、公共信息系统，然后逐步深入，扩大实施范围。让员工在使用过程中体会到利用办公自动化系统进行知识管理的动力和乐趣，这样有利于整体系统的进行。

当今的企业越来越重视无形资产，或者说越来越重视知识。企业利用办公自动化系统进行知识管理可以达到对知识的识别、获取和充分发挥知识的作用，从而提高企业的竞争力。

IBM Lotus的以知识管理为核心的第三代办公自动化

第三代办公自动化系统以知识管理为核心。网络时代的办公已经不再是简单的文件处理，不再是行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。知识管理是一种系统，是帮助企业发现知道什么、如何定位拥有专门知识的人、如何传递这些知识及如何有效利用知识的系统，它意味着能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免重复错误和重复工作，帮助企业提供整体业务水平的提高。

知识管理是企业信息集成的一个必然趋势，应该说是一种自然的演进过程，它将会渗透于信息系统建设的方方面面，在信息建设中得到融合与体现。先进的组织管理模式与知识管理之间是相辅相成的关系，先进的管理模式革命，必然引发知识管理的新浪潮；知识管理的实施，将会进一步推动先进管理思想在企业中的渗透。

(1)把知识管理融入BPR(业务流程重组)

知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。

(2)改造企业文化

知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。

(3)通过知识管理提高企业的核心能力-建立学习型企业

所谓学习型企业，是指通过不断的学习来改企业自身、提高企业竞争力的企业，善于不断地学习是它的本质特征。这里所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。全员学习，从决策层、管理层到具体操作层都要全身心地投入学习；全程学习，任何企业的运作都包括准备、计划、推行3个阶段，把学习融入企业运作的所有阶段；团队学习，不仅重视个人学习和个人智力的开发，更重视团队学习和群体智力的开发。