在前一小节中，我们比较了团队知识管理的传统方法和以计算机为媒介的方法，后者以一个案例进行了解释。我们还简要说明了计算机会议在以计算机为媒介的团队知识管理中的重要性。与使用电话、音频会议、视频会议或电子邮件的团队不同，使用计算机会议的团队创建了所有通信的永久性可分享记录。我们可以预告，很快，这些记录将不仅是文本或字处理器或图象文件，还可以是视频和音频剪辑。

在这小节中，我们将更加深入地探究计算机会议作为一种知识管理工具所具有的两个方面。首先，我们探讨计算机会议是如何传达背景和结构的，然后，我们探讨一个使用计算机会议的团队如何根据前一团队对其知识的观点来组织其结果。

4．1 背景

背景对知识管理很重要，因为知识是高度上下文相关的。背景把消息和信息片段联系起来，形成意义，来填补知识地图或知识体系结构中的空白。它包括了情形、关系、假设、期望与以往事件。可以说，望信息上增加背景是从信息到知识的转换之一。

作为知识管理处理流程，计算机会议的主要优势之一是它保留了丰富的背景。在它的主要主题结构中，计算机会议以时间顺序排列显示了项目或程序的历史——提供了极好的线索，显示了什么正在进行，什么已经进行，使用人们用作工作一部分的语言。没有其他什么通信工具能够像计算机会议那样传达通信的背景。

4．2 结构

4．2．1 由创建知识的团队来组织知识

当团队创建并开始自己的计算机会议后，所产生的知识按照自身结构进行组织存储。这种结构——与会议和团队相关的主题的映射——在开始时进行设计，来反映团队的工作，并持续进行迭代重复。如果团队能够注意到设计和重新设计它的电子化工作场所的必要性，该团队的计算机会议的结构常常非常接近团队知识的结构。

4．2．2 为后续团队组织知识

虽然计算机会议为使用自己的会议的团队创建了必不可少的知识结构，这种结构未必适合希望从这些会议中学习的后续团队和个人。因此，基于计算机会议的知识管理战略需要处理这一问题，即具有不同观点的人对会议记录的日后重复利用。

例如，在前面描述的航空建议项目中，团队提议客户使用计算机公司所确定的阶段评论流程。阶段评论流程的应用方式在大量会议中进行了讨论，因为它可以应用于建议的多个不同方面。并不存在一个叫“阶段评论流程”的会议。因此，如果某人有兴趣学习阶段评论流程是如何在建议书中提出的，他不会发现它只在一个会议中出现，不得不浏览所有的会议来找到提到它的地方。

4．2．3 超链接结构

我们相信计算机会议记录中的知识的重新组织问题的答案是超链接。为了使计算机会议记录所代表的知识库可以被未知的不同的视角访问，计算机会议的内容应该是超链接的：也就是说，变成知识网络。

现在，超煤体协议大量运用于HTML工具中，它们使得在计算机会议记录之间创建新的链接成为可能。这些工具允许在内部网络中发布这些记录，这有助于提高它们在企业内部知识分享中的效用。这些计算机会议也可能实际上是网络会议（运行在内联网上的会议），更加简化了会议记录的分享。

因此，我们相信，为了使计算机会议可以重复利用，成为日后学习的知识库，一项重要任务就是确定计算机会议记录中独立存在的内容条目，并把它们链接在一起。到那时，这种知识库将允许对它采用以下视角：

• 原始视角，反映原始团队的结构——包括了对会议中的通信的时间顺序视角；
• 超链接的，网络视角，能够导航至处理相同主题的会议条目中去。

  通过这种超链接的结构，希望学习前一团队如何处理特定问题的未来读者可能无意发现它已经是某个会议的主题，但也可以访问多个会议中一系列超链接的信息。一旦用户找到一条与特定主题相关的条目，会议记录就保存了该条目的背景。也就是说，不再是被提供给一系列令人迷惑的特定主题相关内容，用户能够理解每条条目所编写的背景。

  我们承认，并不是在任何情况下都需要建立超链接。企业的知识结构可能具有足够多的共同性，一个团队所产生的计算机会议可以被他人利用，而不需要再次组织成为网络。然而，如果事实并非如此，那么，为会议记录建立超链接是一种相对简单和有效的知识管理流程。

  4．2．4 超链接政策和技巧

  为了确保员工写给团队同事的内容可以在企业范围内利用，企业需要创建恰当的政策。并且，需要开发对会议记录建立超链接和编辑的最佳实践。“连线工作”项目的作者正在开发超链接的政策和最佳实践。