一．传统文档管理存在的问题

从政府文件、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，各类文档对政府、公司的平稳有效运行是至关重要的。随着越来越多的机构和个人利用互联网来发布信息， 并重复利用网络中的文档及其内容，这使得捕获、管理以及交付企业文档中的信息变得越来越重要了。但目前的现状是当人们议论到信息安全，往往首先想到的是外 部攻击，因此联想到的是防火墙、入侵检测、内部网和外部网物理隔离等技术，而内部的信息泄露往往不受重视。但据权威统计2000 年各种安全漏洞造成的损失中，30%-40%是由电子文件的泄露造成的；而Fortune 排名前 1000 家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是 500000 美元。

随着Internet越来越遍及人们日常生活的各个角落，越来越多的文件以电子文档的形式传输。众所周知，电子文档极易复制且复制后不留任何痕迹。通常电子文档的传输造成的信息泄露有以下几种形式：

有些计算机病毒自动地把电子文档发送出去，使电子文档传给了没有阅读权限的阅读者，造成秘密信息公开，甚至把公司内部信息无意地传到了竞争者手里。 因操作失误，无意地把秘密文件拷贝到公共目录，或发送给其他人，使不应该看到该文件的人能够阅读该文件。

因离开公司或其他原因，把秘密文件拷贝到软盘带走，或通过网络发送出去。 通过非法手段取得访问权限，并把文件拷贝出去。

二．索源电子文档管理系统的功能

（1）内容转换服务

自动将存放在 eDiscovery EDM 内容库中的普通桌面应用程序文档（包括微软的 Word、PowerPoint、Excel 以及 Lotus WordPro、Corel WordPerfect、Autodesk AutoCAD、金山WPS Office、方正排版系统等）完全不失真的转换成易于阅读PDF文件，形成内部统一规范的文档格式。使更多的人可以访问工程或建筑图纸、图表、公开发表 的文件以及其他种类的内容。 将 PDF 原始文档联接起来，这样，当原始文档发生变化时，网络上的文件也将自动更新。

（2） 内容加密服务

自动为存放在 eDiscovery EDM 内容库中的 PDF 文件进行加密。通过定制的 Acrobat Plug_In 实现文档安全属性控制并提供文档级的安全保护。 可以由用户设置和文档相关的一系列权限，包括保存、修改、截取和打印等。采用通过国家密码管理委员会认证的加密算法，和国际上通行的标准 40 位、 128 位的标准 RSA 算法，提供工业强度的加密机制。新的软件功能和加密算法可以在 Plug_In 的二次开发中按照用户的需求灵活定制，软件无须重新编译， 只要更新相应的 Plug_In 即可实现软件功能的更新和升级。可与中办机要局、密码管理委员会认可的机要设备生产厂商合作向用户提供符合国家特定密级要求的文档管理系统。

（3） 文档管理服务

管理 eDiscovery EDM 内容库，实现多种内容管理服务，在分布式企业中控制内容和流程。内容服务器使得政府机构、 企业可以存储、管理、部署各种类型的内容，包括 HTML、XML、TIFF、JPEG、DOC、S2、EPS、PS 等各类原始文件及转换后的 PDF 文件。 全球的、分布式的内容库，开放的、基于 Lotus Domino 体系结构，可以与其他数据和内容源实现轻松集成。

• 强大的可扩展性，可处理千兆级数据，可容纳数千个并发用户。
• 可以向各种类型的用户，内部人员、上下游供应商、销售代理商等快速提供授权信息。
• 强大的安全性，在允许用户远程工作的同时防止未授权的访问。
• 可以使用熟悉的桌面工具在内容库中直接存储内容，并将通过审核的内容动态发布至大量渠道。

  （4） 系统管理员客户端系统

• 用户权限管理（可与用户网络原有用户权限管理相关）；
• 文件上传与加密解密；
• 文档权限管理；
• 发文流程管理（新建发文、盖章、发送、归档等）；
• 收文流程管理（收文、签收、归档等）；
• 阅读权限限制（仅限用于收文的 PC 机可以阅读所收文件，不可复制及转发等）；
• 打印份数控制（收文方只能打印限制份数的红头、红章的正式文件）；
• 加盖电子公章（公章管理者利用公章密码、IC卡身份验证指纹验证加盖电子公章）；
• 电子公章管理（新建、删除电子公章，公章密码管理，用章记录等）；
• 收发文可直接预览，预览效果即为打印效果等。
• 输出设备调色。

  （5） 普通客户端系统

  eDiscovery EDM 提供一个直观的用户界面，使得用户可以在 IE 中直接访问内容库以及各种内容管理服务。 支持在不同平台（Windows、Mac OS X）上的文档共享。

• 可将各种编辑软件编辑成的电子文档转为保持原版式的 PDF 格式；
• 无需安装原编辑软件即可阅读，阅读时可进行批注、检索等；
• 支持嵌入 IE 浏览；
• 并可将 PDF 文件扩展为加密文档应用。

  三．索源电子文档管理系统的技术架构

  eDiscovery EDM 是基于 lotus Domino 的多层混合体系，根据不同的客户类型提供浏览器IE与 Lotus Notes 界面支持。

  

  四．索源电子文档管理系统的特点

  上海索源软件科技有限公司公司满足企业、政府的文档管理的需要，将原有的电子公文传输系统与文档管理系统相融合，分别推出了适合企业、政府需求的文档管理 解决方案eDiscovery EDM。通过人、流程和信息的统一，eDiscovery EDM帮助企业变得更加有效、敏捷，更具效率和竞争优势。同时索源eDiscovery EDM电子文档管理系统，通过技术方法，使电子文档不能非法拷贝，始终处于绝对保护状态，使企业的信息更安全。

  在所有用户中实现信息有层次的高度共享，包括远程员工、外部供应商和合作伙伴，改善整体操作效率，促进合作。加强对载有企业知识产权、政府敏感信息的电子 文档的保护，以确保文档在起草、存储、传输、共享等过程中始终处于安全状态。 简化目前企业、政府复杂的文档发布、共享体系及降低系统的投入。提高信息系统的投资回报率。系统的高度兼容及开放。

  模块化设计，eDiscovery EDM 既可作为独立的电子文档管理，又可作为完整的模块嵌入现有的 OA 系统中， 同时可将其中的模块拆分将之合并到第三方的应用程序中以强化系统的文档安全性。

  电子文档在不同的桌面操作系统环境中保持安全性，无论在何时何地始终处于加密状态，从而突破了传统的电子文档管理系统的局限。

  文档的外观严格保持一致．无论是文字、图片、色彩、版面控制等不会随着客户端的软硬件环境的改变而改变。转换后的文档于原始文档保持绝对一致。保证了电子公文的权威性。

  可与各种硬件加密设备、CA认证系统集成，满足政府、企业等机构在不同密级网络环境下对电子文档管理系统的要求。

  减少了 OA 系统中不同的文档系统间格式不兼容带来的麻烦及由此产生的大量的软件无谓投入，简化了 OA 环境，降低了投入。

  五．索源电子文档管理系统的系统运行环境

  服务器：

• CPU：P3 或以上
• 内存不少于 256MB
• 硬盘不小于 10G
• Microsoft Windows NT Server 4.0 或以上版本
• IBM/Lotus Domino 5.0 以上
• Adobe Acrobat 5.0
• TCP/IP

  客户端：

• CPU：Pentium 以上
• 内存不少于 128MB
• 硬盘不小于10G
• Microsoft Windows 98&2000&XP 中文版
• Microsoft IE 5.0 以上
• TCP/IP 网络协议
• Adobe Acrobat 5.0

  网络连接：

• 局域网连接
• 专线（DDN，Frame Relay, X.25 等）
• 拨号方式（电话线）