对于可以随意拷贝的文件，无法掌握此文件是否经由有权限人之手流传至没有权限的人，无法有效管制机密文件流到竞争对手的手上，对公司造成重大的损失。

    每次发行新修订之文件版本前，无法确定是否将旧版本全部回收，造成企业内有些人依照新版文件执行，有些人却依然只看到旧版文件，造成作业程序的不协调。

    各文件各版本文件，由于数量日益增多，如何有效管理及储存也是一个重要的课题。

    每隔一段时间，各文件各版之间的差异及变更理由之整理及统合，如何有效告知各部门；及个人或部门已针对哪些文件做制定或修订之统计整理也相当浪费人力资源。

    各类型文件有各类型不同的审批的流程及权限，申请人无法及时了解审批状况，并且造成审批时间的大量浪费，也无法追踪文件的审批进度。

    在传统的文件共享的手段中，用户可以随意修改、打印、甚至删除文件，更甚至核心文件资源离开组织，势必将对企业造成巨大冲击。

    面对这样的问题该如何解决呢？答案就是：文档管理系统。

    什么是文档管理系统？按照IDG的定义，文档管理系统是：“能够组织文档的产生、管理文档的存取访问、控制文档的分发、监控文档的流转过程的软件系统。”

二．Domino.Doc3.5简介

    Domino.Doc是构建在Lotus Domino基础之上，以Domino雄厚的技术特性为背景的文档管理系统。其最新版本是IBM公司与2002年推出IBM Lotus Domino.Doc 3.5版本。该款最新服务器软件用于对业务文档、信息进行安全的企业级控制与管理。新版本将传统的文档支持范围扩展到电子邮件附件和内容，并应用出席提示和实时消息技术，增强团队协作和交流。由于能轻松地访问、管理企业文档和信息，并与其作者进行交流，用户将凭借Lotus Domino.Doc 3.5得到更多的商业信息，更快地做出业务决策，从而提高生产力，赢得竞争优势。

    利用Lotus Domino.Doc 3.5，在用户体验方面的显著增强使该软件紧密地与领先的公司电子邮件系统以及办公室生产套件相结合。根据专家的说法，多达50%的智力资本都保存在电子邮件信息或附件中，它们经常隐藏在个人用户邮箱或桌面档案中，而对公司不透明。新版本的Lotus Domino.Doc使员工能够轻松地保存和管理他们重要的商业文档，包括电子邮件信息和附件，并有助于降低信息误处理的风险。

    Lotus Domino.Doc 3.5还提供了附加集成协作工具，如基于领先的IBM Lotus Sametime企业即时消息处理的存在感知，使员工能够共同处理一个文档，以确定谁可以进行即时咨询或线程化讨论。这些独特的先进功能弥补了 Domino.Doc 3.5在评审、批准和工作流程方面的特性，有助于提高员工的工作效率，改进产品质量。

三．Domino.Doc主要特性及其优点

    Domino.Doc利用Domino的复制技术使不同部门的人员能够在本地服务器上操作文档，并保持文档在整个分布式企业内部保持其一直性。

    Domino.Doc支持所有的主要文档管理特性，包括签入/签出、版本管理、跨所有管理的内容的全文检索、审核跟踪、简要表、文档改变的邮件通知及其它特性。

    Domino.Doc在一个应用中可以有效管理文档的整个生命周期，包括编写、评阅、审批、发布和归档。

    你可以利用Web浏览器或Notes客户端在网上进行文档的协同工作。也可以在Lotus Word Pro,Microsoft Word 或其它ODMA兼容的应用程序中，直接利用应用菜单中的命令，访问和存储Domino.Doc中的文档。

    在当今延伸的企业中，越来越多的工作由跨地区和跨部门的工作组来完成。为满足这些分布式工作组的需求，Domino.Doc将文档管理从小型专家组的专门应用变成企业内部每个用户都可以使用的可扩展、灵活的基础设施。

    从文档中发现所包含的显性知识，而不论其存储的格式和位置，是知识管理行为的一个关键目的。Domino.Doc的分布式多媒体内容存储功能，使之成为内容广泛的知识管理解决方案的一个理想组成部分。