我主要概括讲一下开思知识管理系统在实际企业应用过程中所经常碰到的一些问题，以及包括目前企业所存在的不管是有纸化也好还是手工办公也好所存在的已经已 有的弊端，不管是用开思的知识管理系统来解决也好，还是用其它的功能性IT软件解决也好，怎么解决这方面的功能包括典型案例的介绍，在这里向大家做一些简 单的阐述。

     首先看一下今天所要讨论的内容。第一块关于OA R6的简介。R6的新的特性，以及新的应用说明，最后将以上海上汽集团作为开思OA典型的案例跟大家进行一些分享成功的实施案例.

    OA R6

    OA做了很多的，R6这个版本目前在市场上所推最新的版本，以前我们也有一些1.0、2.0等等一系列的产品，在座有一些用户或者 合作伙伴对OA这个产品其实不是特别了解，在里我做一个简单的介绍。开思OA R6是开思所提所有企业知识化管理理念中的一块基石。作为整个的知识管理的理念架构来说，首先要进行知识的升级过程，在升级过程当中，开思OA R6这样的产品起着举足轻重的地位，很好实现企业内部信息网上共享的交流，其中涵盖人与人以及部门与部门功能流转，将原来企业实际运行当中，人找人的方式 全部转向电子化以及网络化，真正实现所有的审批都能够进行网上办公这样的功能，大家提高整个企业的办公的效率。相对于其它的OA以前的版本来说，最新的版 本是有哪些特性呢？

     首先是它具有了更加强大灵活的工作流，也就是说除了原先的工作流是可以自定义以外，我们现在这一块更加灵活，对于企业来说它有怎样的一种好处呢？因为它的 设置会非常简单，而且让你自己去设置，审批第一步比如说是财务审核的话，财务的报表审核，第一步应该是由相关的财会人员进行审核。第二步应该递交到部门经 理那里，然后是总经理，逐级上升。如果当您在整个企业管理中，由于某一个人员的变动或者是相关职能的改动的话，这样的话，如果你用了目前所存在这种自定义 工作流的话，这样更改起来会非常方便，你就不需要找原来的IT的供应商帮你修改程序，你可以直接通过其中的一些流程设置而达到新的新的流程的部署，这样的 审批部署的控制。

     第二块是比较新颖的一个信息发布的功能，即便你不买我们其它的产品，单独的一个开思OA R6其中也涵盖了专门的信息发布这样的模块，在这个模块中我们可以将所有的信息发布像BS端发布，作为不用OA这个产品，不用在OA这脱系统中进行事物处 理的人员来说他可以共享一些信息，比如公司的公告或者是大家都应该了解的知识等等，他可以通过他的浏览器直接访问共享的信息发布模块。以及最新的使用人员 授权功能，这一块OA R6着重的功能，比如某一个领导出差或者某一位人员的变动，在系统中你可以通过人员授权实现人员变动功能的转换。比如原来是李四做财会或者做部门经理，原 来由他处理的事情通过他的授权或者通过人员的替换的话，将由新的张三代替他处理这些事情，这在实际的企业运营过程当中是非常重要的，也是非常有意义的。比 如说某一位领导要出差了，原来在整套系统中或者整个在公司管理内部需要由他处理的事情或者由他做出决策的事情，这些事情应该还是由人代替他完成，不能因为 由于个人的出差或者是个人人员的变动导致某些事情不能按期完成，这在一些中是非常不应该发生的这样的事情。你可以通过人员授权这样一种功能，实现人员的替 换。比如说你出差了，你可以由你的秘书或者是其它副经理来代替处理这些事情。

     相对于开思OA R6应用的具体说明。首先是工作流管理。因为相对于整个企业来说，如果他要实现一个办公的自动化，企业内部管理来说，最重要的两点，一个就是工作流的管 理，一个就是文档的管理.首先我们可以事先定义一个流程，在这个流程里边，事先定义一个规范，如果要做财务审核的话，财务审批的话，第一步应该找谁，事先 要规范好。第二步应该找谁，以及结束后应该通知谁。也就是说，某一个报告或者某一个申请，他可能有三四位领导进行审批，最后可能要通知相关的具体的出纳或 者有关人员，到他那里，也就是经办人员，由他来具体拿钱给你。你可以设置一个具体的结束后的通知人员。右边是我们的系统的界面，你会通过结束后通知人员相 关流程的设置，第一步部门经理审核，审核人是谁，下一步部门经理审核完成之后你应该怎么走，要不到第四步，到主管经理审核，主管经理审核同意以后由总经理 进行签发，也就是将原来无序的东西进行整理规范，使整个企业的管理可以达到必须直观清晰，第二个有条理。

     刚才讲的是企业的工作流，因为我们谈到作为一个企业要上一个OA，上一个办公自动化，实现企业知识管理这样一个收集平台来说，除了工作流这一块，最重要的 是文档的管理，因为我们所有的信息全部是存放在服务器上的，这个文件的安全性，这个文档的共享性就变得尤为重要了。目前，企事业文档的管理目的是什么，主 要的目的是收集，对于日后来说可以有一些资料可以查询。其次是管理，它对于目前的管理进行分门别类的管理，看一下有哪些信息是具有价值的，可以再利用的。 而且目前企业的一些文档管理可能需要定期进行查找，备日后的借鉴。目前的采用的方式无外乎一种是手工一种是电子化，手工是书面的文字，打印出来的，由一些 相关的文档管理员将资料存储起来，分门别类放好，放在相关的文件夹里面，因为大是有纸化的东西，如果由于管理不慎的话会造成资料的遗失或者存储地方有问 题，以后查找起来会非常困难，而且对于一些企业来说召开团员大会或者党里面的会的话会有一个固定的时间，包括每周有一个例会都有一个固定的时间，隔一个星 期或者隔一个月，这些定期需要处理的事情来说，因为人都会有一些忘性，到了时间如果没有召开这样的会议，没有产生这样的相关的文档的话，对于整个企业来说 会非常头疼，他以后就没有相关的文档，这样的记录存在，当你要归档或者上级检查的时候，就得去补，对于企业的实际的管理来说，也非常地不利的。

    第三块所讲是企业管理，现在作为各行各业的企事业单位的来说，除了人才竞争还是生产力的竞争，时间也显得尤为重要。目前提倡 可视化管理，所有的互动性的信息可能主管可能经理不会跟你面对面协商或者询问，他可能直接到网上察看，目前在做什么事情，你的时间的安排是什么样子，是不 是你的时间有太多的空余，或者某一件事情花太多的时间，作为新的OA系统都将在网络上直接完成。这样的话，主管也不用直接询问比较浅的问题，也不会对于普 通的用户来说，他可能也不会觉得有太大的压力，如果将自己的时间安排比较妥协的话。

    在时间管理这一块安排自己的时间，规范个人的时间，可以在这里面设置作为某一个用户来说，每天应该做什么事情，今天做什么，可以事 先设定好，每天有一个例会可以安排好例会的时间等等，以及相关的人员，可以写在自己的日程安排中，这是作为个人来说。作为团队作为群体来说，在时间管理这 一块，我们可以设置一个群组日历 ，什么是群组的概念，可能是工作团队里面的人，也可能党政班子这样一群人，有着一个共同目标的人，将这些人作为一个群体设置在一起，我引用上汽的群组，这 是上汽比较重要的领导，假设我是其中一个领导，我打开群组日历我可以看到其它几位领导目前在干什么，绿颜色表示空闲的时间，深色表示繁忙时间，耶律大石， 企事业单位的党政领导他可能经常要出差，比如说他有三个领导，一个是总经理、副总经理等等，但是他们经常碰不到面，如果要安排一个大家都有时间的会议的 话，大家都要来参加这样的会议的话会非常麻烦，可能打很多电话最后达成一个默契定好大家有空的时间办理某一件事情，如果用企业的时间管理的话，这样的一种 事情就会变得非常快速而有效。

     企业的会议管理。相对各行各业的企事业单位来讲会议的召开也是经常要碰到的问题，而且是非常重要的问题。在企业的会议管理中，我们可以将人、资源和时间进 行很好的管理和整合，作为普通人员进入会议管理可以看到本周以及下周或者这个公司或者企事业单位会议的安排，不用像原来企业那样每周打印这样一份会议安 排，对于纸张的浪费人力物力有减轻的作用。可以不用再打出来，再分发各科室，相对于某一个人直接打开会议管理，可以察看本周以及下周的会议的安排，会非常 有效而实时。

     企业人员管理。相对于目前企业来说，都希望人力资源这一块做得非常好，在这里我们也有人员管理的信息。除了相对其它模块来说更加安全的机制，将所有的人员 分成五大类，按照所有的人员的状态，他在企业中所处的状态来说，也就是经验值来说分成五大块，首先是被动人员，也就是企业的人才注重的信息，其中涵盖个人 简历，备用信息，当主管人员或者是企业的相关部门的主管，他如果需要招收财务科招收一个财务人员的话，可以到人才库里面选人，选中一个人之后，可以提出一 个面试申请，申请将直接发给有关的人事管理员，人事管理员将安排好时间之后，自动给予原来提出申请的主关给他一个回复，我已经安排好某一个时间段，对这个 人进行面试，到时候请您参加就可以。当某一个具体的人员从备用人员转到面试人员，在这里可以存储他的安排面试时的信息，以及相关的信息等等。如果面试比较 好，直接转为试用员工，或者通过审批的过程，问一下相关领导的意见，这个人是不是适合我们目前的工作？如果大家都觉得可以的话，审批通过的话，面试人员将 自动转为试用员工，在试用员工这一块，特涵盖如下这些信息，比如试用信息，相关的文档等等，一系列的信息，和试用人员有关的。当试用期超过之后，试用时间 过了之后，同时作为企事业单位来说，对于试用员工如果非常满意的话，我们可以正式将他转为正式员工可以进入录用的审批，通过审批的过程确定是不是该员工转 为正式员工。作为正式员工之后，你可以记录员工培训的记录、年底考评、个人发展等等，很多的信息。最后，企业的人才是流动的，作为试用员工或者正式员工来 说，企业将他筛选出去，现在又是双向选择，作为普通的员工来说也会提出离职，这些人员可能会变成离职员工，会提出离职申请，当通过离职审批之后就可以进行 离职确认，该员工正式成为离职员工

     企业的信息发布。除了信息的共享信息的享有，很多信息大家需要在网上发布出去，有自己的门户网站相关联，在这里我们如何实现的呢？在开思OA R6有一个专门的发布图，可以允许用浏览的用户可以直接访问。这一块他可以直接进行浏览一些公共的信息，同时他也可以利用这个模块在上面进行留言板，比如 说留一条言，大家可以看到以此信息为共享，进行信息的交流。除了开思OA R6产品自带的发布库，也可以将OA审批过的信息直接发布到另外一个产品WEB OFFICE，允许非OA的用户不用OA产品的用户也可以看到这些信息，也可以进行检索。对于整个企业来说会非常有效，特别是对于自己有门户网站的企业来 说，信息可以直接发布到网站上，对外发布，内部员工可以共享，这一块对企业来说信息化非常大的比较吸引人的地方。

    开思OA在上汽集团实施

    刚才我们对产品应用那一块进行着重的说明，在最后这一块要将开思OA在上汽集团实施的经验在这里跟大家分享一下。上汽集团是一个比 较大的公司，是一个集团型的企业，最上面是是集团总公司，上面有一些大的公司，机构非常复杂，子公司下面还会有子公司，所有的产品都是基于DOMINO安 全性会比较高一些。通过集团与各个分公司之间，通过安全认证进行权限的访问，进行人员的评比，谁有这个权限去看这些信息，他会通过安全验证进行管理，屏蔽 掉一些没有权限的人。所有的文档都是通过开思OA这个产品进行文档的信息的传递的。在这里跟大家简单介绍一下。

     上汽集团其实也是我们比较大的客户，而且它整个的网络的架构非常非常复杂，今年下面要达到将近一百家的子公司，一个公司至少有三十个用户，用户数访问量会非常大。

     企事业单位的流程。这是最简单的流程，在实际应用当中应该怎么设置。首先是各部门人员的起草文件，这一块具有权限设置的，并不是任何人都有起草权限。如果 有起草权限的人123这一块是真实的流程，可以进文件递交给部门经理进行审核，如果部门经理审核觉得不妥当或者是写得比较差的话，作为步骤1的部门经理可 以直接退回去。如果部门经理同意之后，可以直接递交给总经办，也就是总经理办公室进行审核，同样的，如果总经办觉得不好也可以退回去进行修改再一次提交。 第二步完成可以将相关的文件直接递交总经理，由总经理进行审核，一样也可以退回。同时在流程中任何一步，如果有问题的话，都可以随时指向流程中其它步骤。 所以这一块的工作流程定义这一块是非常灵活，非常容易。

     在完成所有的审批之后，这些起草文档可以归档，通知相关办事人员，是一个财务审核，除了领导审批完成之后，我还应该通知最后我去拿钱的部门，也就是最后的 出纳，领导审批完成之后，应该自动有一个通知，有关办事人员的功能，这是企事业单位的基本的流程。一般是这样进行设置的。

作者:王颖（上海开思软件有限公司） 来源：中国知识管理网